Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Задачи экспертизы ценности следующие: первая - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на постоянное хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву. Вторая задача -определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы: для долговременного хранения и для временного хранения. Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений. Четвертая задача – отбор на хранение наиболее информативно емких документов.
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел. В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.
Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на 3 группы: государственные, ведомственные и коммерческие.
Государственные архивы – учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно наиболее ценные архивные документы. При ликвидации предприятия документация подлежит передачи в государственный архив на постоянное хранение.
Ведомственные архивы- структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.
Дела, передаваемые в ведомственный архив, подлежат в структурном подразделении полному оформлению. Это значит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы должны быть пронумерованы, причем нумерация должна скреплена заверительной подписью в конце дела, где указывается общее количество листов. Обложка должна быть правильно оформлена, то есть содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле.
Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи – очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой дел, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.
Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых вопросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве документов организации, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
Порядок формирования дел в организации происходит следующим образом.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; брошюровку; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя, составление внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: проводится систематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
Документы, сформированные в дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При наличии в деле невостребованных личных документов эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного хранения документов, учет которых вызывается спецификой данной документации, а также для учета дел постоянного и временного хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу их в архив организации.